Herausforderungen von Unternehmen bei großen DAM-Projekten am Beispiel eines unserer Kunden:
Hier werden pro Jahr zig-tausende von neuen Produkten in das eigene Portfolio integriert. Damit wächst der Bestand an Assets pro Jahr um ca. 1.000.000 neue digitale Formate an. Die Vielfalt an Kommunikationskanälen mit spezifischen Anforderungen ist groß und wächst stetig. Dasselbe gilt für die zunehmende Anzahl an Systemen, die Assets benötigen.
Weiterhin gibt es sehr viele externe und interne Stakeholder: Mitarbeiter, Kunden, Hunderte Lieferanten, viele Agenturen, 3D-Agenturen etc.
Mehr als 30 Ländergesellschaften weltweit benötigen Assets. Die entsprechenden Produktinformationen mit Bildern müssen zum Stichtag in der Werbung veröffentlicht werden. Zudem haben unterschiedliche Abteilungen häufig unterschiedliche, historisch gewachsenen Prozesse etabliert.
Prozesse entlang der Content Supply Chain organisieren
Auch für wenige Assets gibt es bei Kunden viele Prozesse, die entlang der Content Supply Chain organisiert werden müssen: - Bedarf ermitteln - Assets werden beschafft und bei Agenturen bestellt - Diese werden angeliefert und geprüft – es gibt Freigabe- und Korrekturprozesse - Dateien werden konvertiert, recherchiert und mit Informationen (Metadaten) angereichert. - Assets müssen zum Stichtag bereitgestellt... - und an Stakeholder, Kanäle und Systeme ausgeliefert werden - Lizenzverwaltung und Archivierung
Probleme bei mangelnder Automatisierung/Digitalisierung
Schwächen an verschiedenen Stellen in der Prozesskette multiplizieren sich bei Massendaten enorm. Manuelle Zwischenschritte wie Abstimmungen mit den Agenturen, manuelle Weiterleitung von Daten, Prüfungen, oder auch intransparente Schnittstellen zwischen Systemen führen zu extrem hohen Aufwänden – multipliziert durch die schiere Masse an Daten. Durch zusätzliche Mitarbeiter lassen sich diese Aufwände kaum und nicht sinnvoll kompensieren.
Zielsetzung bei großen Projekten:
Allem voran steht der Aufbau einer weitestgehend durchgängig automatisierten und digitalisierten Content Supply Chain für Assets - durchgängig vom Lieferanten bis zum Kunden - und zwar prozessual, datentechnisch und systemtechnisch
CELUM im Kontext hochgradiger Automatisierung
Eine solide Lösung wird agil und fortlaufende entwickelt. Dabei wird die Content Supply Chain Schritt für Schritt automatisiert und digitalisiert. Folgende Voraussetzungen sind dafür notwendig:
Prozessanalyse: Eine agile Prozessanalyse entlang der Content Supply Chain: Wo gibt es Schwachstellen? Welche (Teil-) Prozesse können gut digitalisiert werden und in welchen Teilbereichen wird der höchste Business Value erzielt? Daraus entsteht eine Business Value-orientierte Roadmap CELUM als Backbone: CELUM bildet das zentrale Backbone einer Gesamtlösung. DAs System ist Ziel und Quelle für alle Assets im Unternehmen und stellt Assets in unterschiedlichsten Derivaten für alle Stakeholdern und alle Systemen bereit - einfach und leicht recherchierbar. Moderne Systemarchitektur: CELUM bietet zudem ein umfangreiches Event-Management sowie eine schnelle API zur Verfügung, über die Automatisierungsprozesse einfach erweitert werden können. Eine solide Plattform für Microservices bilden die Voraussetzung für die Entwicklung von Automatisierungsprozessen. Die Microservices übernehmen in CELUM und darüber hinaus automatisiert viele Aufgaben, die sonst manuell erledigt werden müssen. Dazu gehören z. B..: - technische und fachliche Prüfung von Assets bei der Anlieferung - Weiterleitung von Assets an andere Systeme - automatisierte Pflege von Metadaten für Assets - Archivierung von Assets - Übernahme oder Initiierung von Freigabe-Prozessen u. v. m.
Microservices sind außerdem skalierbar und leichtgewichtig, können adaptiert und erweitert werden. So können einfach und selektiv immer mehr einzelne Teilprozesse digitalisiert und automatisiert werden.
Automatisierung braucht sinnvoll digitalisierte Datenstrukturen
Damit Assets im Rahmen der Content Supply Chain automatisiert verarbeitet werden können, müssen sie zu jedem Zeitpunkt in der Prozesskette datentechnisch strukturiert abgelegt werden. Nur so sind sie digital verwertbar. Das bedeutet, sie müssen über Metadaten von Menschen sowie auch von Microservices identifizierbar sein. So muss klar und auswertbar sein, in welchem Zustand sich die Assets befinden, um welche Art Asset es sich handelt, welche Eigenschaften das Asset hat und von welcher Güte es ist etc.. Auch prozessuale Informationen sind wichtig (Verwendung, Lizensierung, relevante Werbetermine). Bei großen Projekten können diese Informationen nicht manuell gepflegt werden. Es muss automatisierte Mechanismen geben, durch die möglichst viele relevante Metadaten mit den Assets verknüpft werden.
Möglichkeiten hierzu stellt die Verknüpfung der Assets mit Daten aus anderen Systemen dar, die zuvor in einem Datapool strukturiert aufbereitet und dann mit den CELUM-Assets verknüpft werden. Das ermöglicht eine nahtlose Recherche nach Assets mittels der CELUM-Oberfläche über Daten, die aus mehreren Systemen hinweg bereitgestellt werden. KI-Assistenten unterstützen zudem das weitere Tagging von Assets, wodurch wiederum der manuelle Bearbeitungsaufwand minimiert wird.
Fazit: Kompakte Gesamtlösung mit CELUM im Zentrum
So entsteht in einem agilen Prozess eine kompakte Gesamtlösung, mit der sukzessive die relevantesten und werthaltigen Teilprozesse der Content Supply Chain automatisiert werden. - vom Lieferanten bis zu den Ausgabekanälen - mit CELUM als vollwertiges DAM-System im Zentrum - einer auf Microservices bestehenden, skalierbaren und einfach erweiterbaren Automatisierungsplattform rund um CELUM herum - sowie einem strukturierten Datapool für die digitale Ablage aller für die Automatisierung relevanten Metadaten
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