So wählen Sie das richtige DAM-System – Schritt für Schritt

Warum die DAM-Auswahl heute so anspruchsvoll ist

DAM als zentraler Baustein digitaler Prozesse

In modernen Unternehmen ist Content ein strategischer Erfolgsfaktor. Produktbilder, Videos, Marketingmaterialien, technische Dokumente oder Social-Media-Assets müssen effizient erstellt, verwaltet, verteilt und aktualisiert werden. Ein DAM-System fungiert dabei als zentrale Plattform, die diese Assets strukturiert, versioniert und für verschiedene Systeme und Kanäle bereitstellt.

Wachsende Anforderungen durch Omnichannel, KI und Automatisierung

Die Anforderungen an DAM-Systeme wachsen kontinuierlich:

• konsistente Inhalte für Omnichannel-Strategien (Web, E-Commerce, Print und Social Media)
• Integrationen mit PIM-, ERP-, CMS- und Marketing-Automation-Systemen
• KI-gestützte Funktionen wie automatische Verschlagwortung, Bilderkennung oder Content-Analyse
• hohe Anforderungen an Sicherheit, Skalierbarkeit und Performance

Neben den Marktentwicklungen sind vor allem die individuellen organisatorischen Anforderungen entscheidend: z. B. komplexe Freigabe- und Abnahme-Workflows mit mehreren Fachabteilungen, länderspezifischen Freigabestufen oder externen Dienstleistern oder die Frage, wie flexibel sich Rollen, Rechte und Prozesse im DAM abbilden lassen. Nicht jedes System passt zu jeder Organisation.

Gleichzeitig ist der Markt fragmentiert: Es gibt spezialisierte DAM-Anbieter, modulare Plattformen und umfassende Content-Suiten. Ohne einen klaren Prozess zur Auswahl eines DAM-Systems drohen Fehlentscheidungen mit hohen Folgekosten.

Warum eine strukturierte DAM-Auswahl entscheidend ist

Viele Unternehmen wählen ihr DAM-System auf Basis einzelner Demos oder Feature-Listen aus. Diese Vorgehensweise schafft zwar Vergleichbarkeit auf dem Papier, bewertet aber Funktionen isoliert, ohne sie konsequent an die individuellen Prozesse, Organisationsstrukturen und Systemlandschaften auszurichten. In der Praxis führt dies häufig zu:

• geringer Nutzerakzeptanz
• hohem Anpassungs- und Integrationsaufwand
• versteckten Kosten
• eingeschränkter Zukunftsfähigkeit

Die Kernaussage lautet daher: Eine strukturierte DAM-System-Auswahl reduziert Risiken und schafft eine belastbare Entscheidungsgrundlage. Unsere Erfahrung aus über 20 Jahren eBusiness-Beratung, zahlreichen begleiteten DAM-Auswahlverfahren und ebenso vielen Projekten, in denen die vorherige Auswahl korrigiert werden musste, zeigt: Exzellent in der DAM-Auswahl entsteht nicht durch die “beste Liste”, sondern durch das beste Verständnis.

Stakeholder-Management als Erfolgsfaktor

Der DAM-Auswahlprozess bietet eine hervorragende Gelegenheit für Change- und Stakeholder-Management. Unternehmen können Stakeholder frühzeitig einbinden, transparent über Ziele und Anforderungen informieren und so die spätere Akzeptanz und Unterstützung für das System sichern. Dies macht den Auswahlprozess nicht nur effizienter, sondern legt auch den Grundstein für eine erfolgreiche Implementierung.

Die 6 Schritte zur richtigen DAM-Entscheidung

Wir haben einen strukturierten, anforderungsbetriebenen Evaluierungsprozess entwickelt. Er setzt nicht bei den Tools an, sondern bei den konkreten Bedürfnissen unserer Kunden. Möglich ist dieser Ansatz nur deswegen, weil wir DAM stets im Kontext angrenzender Systeme und Disziplinen wir PIM, Commerce, CMS und Marketing Automation betrachten.

Schritt 1: Anforderungsdefinition – Basis jeder DAM-System-Auswahl

Der Auswahlprozess beginnt nicht mit dem Markt, sondern mit dem eigenen Unternehmen. In einem initialen Gespräch oder Workshop werden die Anforderungen gemeinsam erarbeitet:

• Welche Prozesse soll das DAM unterstützen?
• Welche Abteilungen arbeiten mit dem System?
• Welche Asset-Typen (Bilder, Videos, Dokumente, 3D etc.) müssen verwaltet werden?
• Welche Integrationen sind notwendig (z. B. PIM, ERP, CMS, E-Commerce)?

Wichtig: In dieser Phase geht es nicht darum, jede einzelne Funktion detailliert zu definieren. Ziel ist es vielmehr, die Schwerpunktthemen zu identifizieren, die für den Kunden am wichtigsten sind – etwa Integrationsfähigkeit, Automatisierung, Usability oder internationale Skalierung. Diese Schwerpunktthemen bilden die Leitplanken für den gesamten weiteren Auswahlprozess: Sie bestimmen, welche Anbieter in die engere Auswahl kommen, wie das Benchmarking erfolgt und wie Funktionen später bewertet und gewichtet werden.

Wir arbeiten in unseren Workshops mit der Information Supply Chain, weil sie Anforderungen prozessual, kontextbezogen und nutzerzentriert sichtbar macht, statt sie abstrakt abzufragen. Diese Fokussierung ist kein theoretischer Best Practice Ansatz, sondern das Ergebnis unserer über 20-jährigen Projekterfahrung.

Typische Stolpersteine in dieser Phase

• zu technischer Fokus ohne Einbindung der Fachbereiche
• unklare Zielbilder („Wir brauchen einfach ein DAM.“)
• Verwechslung von Wunschfunktionen mit echten Must-Haves
• zu starke Funktionsorientierung

Viele Unternehmen gehen in dieser frühen Phase davon aus, dass ein DAM-System umso besser ist, je mehr Funktionen es bietet. In der Praxis erweist sich dieser Ansatz jedoch häufig als nicht zielführend. Unterschiedliche DAM-Systeme setzen bewusst unterschiedliche Schwerpunkte – etwa auf Medienproduktion, Distribution, Integrationen oder Automatisierung. Entscheidend ist daher nicht die maximale Funktionsvielfalt, sondern die Frage, wie gut ein System die relevanten Prozesse unterstützt und die prozessuale Effizienz im Arbeitsalltag erhöht.

Ein strukturierter Workshop schafft hier Klarheit und Alignment.

Schritt 2: Marktüberblick & Herstellerneutralität

Auf Basis der definierten Schwerpunktthemen folgt der Blick in den Markt. Entscheidend ist dabei eine herstellerneutrale Beratung. Unser Ziel ist es nicht, ein bestimmtes System zu verkaufen, sondern objektiv passende Lösungen zu identifizieren.

Ein neutraler Marktüberblick berücksichtigt:

• unterschiedliche technologische Ansätze (Best-of-Breed vs. Suite)
• Reifegrade der Anbieter
• Branchenschwerpunkte
• Zukunftsstrategien der Hersteller

So entsteht ein realistisches Bild der verfügbaren Optionen, frei von Marketingversprechen einzelner Anbieter.

Schritt 3: Longlist – Eingrenzung mit System

Im nächsten Schritt wird eine Longlist erstellt. Sie umfasst alle Anbieter, die die definierten Kernkriterien grundsätzlich erfüllen und in den Schwerpunktthemen überzeugen.

Typische Kriterien für die Longlist sind:

• technologische Basis und Architektur
• Integrationsfähigkeit (z. B. APIs, Standard-Connectoren)
• grundlegender Funktionsumfang
• Skalierbarkeit und Sicherheit

Die Longlist ist bewusst noch relativ breit angelegt. Ziel ist es, relevante Optionen nicht vorschnell auszuschließen, aber gleichzeitig eine strukturierte Vorauswahl zu treffen.

Schritt 4: RFI – Strukturierte Informationsbeschaffung

Ein zentraler Baustein des Auswahlprozesses ist der RFI (Request for Information). Auf Basis der Anforderungen und Schwerpunktthemen erhalten die Anbieter einen klar strukturierten Fragenkatalog.

Typische RFI-Themen sind:

• Technologie und Architektur
• Funktionsumfang entlang der Schwerpunktthemen
• Sicherheits- und Compliance-Aspekte
• Integrationen und Erweiterbarkeit
• Betriebsmodelle (Cloud, On-Premises, Hybrid)

Der RFI ermöglicht einen objektiven Vergleich auf einheitlicher Basis und reduziert die Abhängigkeit von Marketingmaterialien. Wichtig ist dabei, dass auch die Bewertung und Gewichtung der RFI-Antworten konsequent entlang der zuvor definierten Schwerpunktthemen erfolgt. So wird sichergestellt, dass Anbieter nicht anhand einer reinen Funktionsbreite bewertet werden, sondern danach, wie gut sie in den für das Unternehmen entscheidenden Themenfeldern performen. Die Ergebnisse bilden die Grundlage für die nächste Auswahlstufe.

Der RFI wird in der Regel von communicode in enger Abstimmung mit dem Kunden erstellt.

Schritt 5: Shortlist & Pitch-Briefing

Auf Basis der RFI-Ergebnisse ergibt sich eine Shortlist von meist drei bis fünf Anbietern. Diese werden zu einem Pitch eingeladen.

Entscheidend ist dabei ein professionelles Pitch-Briefing:

• klare Zielsetzung der Demo
• reale Use Cases aus dem Unternehmensalltag
• Fokus auf die definierten Schwerpunktthemen

So wird sichergestellt, dass die Demos vergleichbar sind und nicht nur Standardfunktionen gezeigt werden. Die Anbieter müssen zeigen, wie gut ihre Lösung zu den konkreten Anforderungen passt.

Schritt 6: Demo & Bewertungsmatrix – fundierte Entscheidung

Die finale Entscheidung erfolgt nicht aus dem Bauch heraus, sondern auf Basis einer Bewertungsmatrix, die logisch und konsequent aus den vorherigen Schritten abgeleitet ist. Zentrale Grundlage hierfür sind die in Schritt 1 definierten Schwerpunktthemen, die sich bereits im RFI (Schritt 4) in der Gewichtung widerspiegeln.

Die Bewertungsmatrix bildet alle relevanten Kriterien ab und gewichtet sie entsprechend ihrer strategischen Bedeutung. So wird sichergestellt, dass Aspekte, die für den konkreten Anwendungsfall entscheidend sind, wie z. B. Integrationsfähigkeit, Prozessunterstützung oder Skalierbarkeit, einen höheren Einfluss auf die Gesamtbewertung haben als weniger relevante Funktionen.

Typische Bewertungskriterien sind:

• Funktionsumfang (bewertet entlang der Schwerpunktthemen)
• Usability und Nutzererlebnis
• Integrationsfähigkeit in die bestehende Systemlandschaft
• Performance und Sicherheit
• Kostenmodell (Lizenz, Betrieb, Erweiterungen)
• Support, Roadmap und Weiterentwicklung

Durch diese konsequente Verzahnung von Anforderungsdefinition, RFI und Bewertungsmatrix entsteht ein stringenter, nachvollziehbarer Entscheidungsprozess, der Transparenz schafft und die Akzeptanz der Entscheidung erhöht – auch gegenüber Management und IT.

communicode unterstützt diesen Prozess mit einer effizienten Bewertungsmatrix. Alle Teilnehmer eines Anbieterworkshops können die Kriterien einfach „on the fly“ ausfüllen. So entsteht eine Gesamtbewertung, die nicht nur die objektiven Systemmerkmale berücksichtigt, sondern auch die Perspektiven aller beteiligten Stakeholder einbezieht. Auf diese Weise wird die Entscheidung fundierter und zugleich die Akzeptanz im Unternehmen erhöht.

Beschleunigtes Verfahren: Die Alternative bei Zeitdruck

Nicht jedes Unternehmen kann oder will einen umfassenden Auswahlprozess durchlaufen. Für diese Fälle gibt es ein beschleunigtes Verfahren.

Der Ablauf:

1. Kompakter Anforderungs-Workshop
2. Vorauswahl von 2–3 passenden Systemen durch den Berater
3. Vorstellung der Systeme
4. Gemeinsame Bewertung anhand einer vereinfachten Matrix

Das Ergebnis ist eine fundierte Empfehlung in deutlich kürzerer Zeit. Das ist ideal bei klaren Anforderungen und hohem Entscheidungsdruck.

Erfahren Sie mehr über unseren schnellen Weg zum passenden DAM-System:

Fazit: Struktur spart Zeit, Kosten und Nerven

Die Auswahl eines DAM-Systems ist eine strategische Entscheidung mit langfristigen Auswirkungen. Ein strukturierter, transparenter Prozess:

• reduziert Risiken
• erhöht die Qualität der Entscheidung
• sorgt für interne Akzeptanz
• schafft eine zukunftsfähige Basis für Content- und Digitalstrategien

Unsere Erfahrung bei communicode zeigt: Insbesondere die frühzeitige Einbindung der wesentlichen Stakeholder im Auswahl- und Entscheidungsprozess beeinflusst die Akzeptanz des späteren Projekts und des Systems selbst positiv.

Unser Appell: Investieren Sie Zeit in die richtige Auswahl – sie zahlt sich mehrfach aus. Wir begleiten Sie gerne durch den gesamten Prozess.

FAQ – Häufige Fragen zur DAM-System Auswahl